Policy för integritet till arrangement 

Senast uppdaterad den 09.04.2019

Astellas Pharma AB (”Astellas”) respekterar dina integritetsrättigheter. Detta sekretessmeddelande förklarar vilka vi är, hur vi samlar in, delar och använder personuppgifter om dig när du deltar i arrangemang, så som interna eller externa möten, seminarier, virtuella arrangemang eller konferenser (samlad benämning: arrangemang) arrangerade av Astellas, och hur du kan utöva dina integritetsrättigheter. Denna information kompletterar vår generella integritetspolicy som du hittar här: https://policy.astellas.dk/se-general-privacy-notice/ Om du har några frågor eller funderingar över vår användning av dina personuppgifter eller om du vill utnyttja någon av dina rättigheter, inklusive rätten att invända mot behandling av dina personuppgifter på det sätt som vi beskriver här, var god kontakta oss genom att använda de uppgifter som finns längst ner i detta sekretessmeddelande.

Vad gör Astellas?

Astellas Pharma är ett globalt läkemedelsföretag vars moderbolag har sitt huvudkontor i Tokyo, Japan. Vårt uppdrag är att förbättra livet för patienter inom följande nyckelområden: transplantation, urologi, onkologi, anti-infektionsmedel och smärtlindring.

För mer information om Astellas, läs delen ”Om” på vår hemsida på https://www.astellas.se/om-astellas/.

Vilka personuppgifter samlar Astellas in och varför?

Den information vi samlar in om dig gäller i stora drag följande kategorier:

Typ av persondata Varför vi samlar in den
Vi samlar in personuppgifter om dig så som förnamn, efternamn, yrkestitel och yrkeskvalifikationer, kontaktuppgifter, arbetsgivarinformation och information om affärsresor och andra arrangemang som en del av vår övergripande organisation och genomförande arrangemanget i fråga. Vi använder sådan information för att spåra ditt deltagande via t.ex. närvarolistor, för att tillhandahålla tjänster under arrangemang, t.ex. måltider, och se till att vi organiserar ett effektivt och säkert arrangemang, för att få återkoppling från er om arrangemanget och för att allmänt övervaka hur vi genomför arrangemanget.
Vi kan också komma att samla in personuppgifter som IP-adress och enhets-ID, om vi använder en mobilapplikation eller något onlineverktyg som en del av arrangemanget. Om cookies eller annan spårningsteknik används som en del av denna insamling, behandlar vi sådan information i enlighet med vår Cookies Policy, som finns tillgänglig här: https://policy.astellas.dk/se-cookie/ Vi kommer att använda sådan information för att tillhandahålla tekniska element under arrangemanget, t.ex. en mobilapplikation eller wifi-åtkomst.

Vi kan komma att samla in personuppgifter om dina kostbehov och funktionshinder.

Vi kommer att använda sådan information för att ge dig lämplig information om tillträde till arrangemanget, för att tillhandahålla lämplig mat/dryck till dig och att uppfylla våra rättsliga krav.

Delar av denna information kan betraktas som känsliga personuppgifter. När det krävs enligt lag, kommer vi att inhämta ditt uttryckliga samtycke innan vi använder dessa personuppgifter.

Astellas kan komma att filma, fotografera, uppta ljud eller utföra annan medieinspelning (“inspelningsaktiviteter”) som en del av vårt arrangemang. Inspelningsaktiviteterna medför att dina personuppgifter, inklusive ditt namn, bild, yrkestitel, röst, utseende och all information som du avslöjar om du talar offentligt vid arrangemanget, liksom dina åsikter under arrangemanget i anteckningar, rapporter och andra format, kan komma att spelas in. Vi kan komma att ta bilder och/eller spela in (ljud och/eller video) arrangemang som du deltar i, organiserade i Astellas egna lokaler eller i tredjepartslokaler. Du kan förekomma i inspelningsaktiviteterna antingen i närbild eller i mer allmänna publikfoton/inspelningar.

Syftet med inspelningarna är att använda materialet för extern och/eller intern distribution för att öka medvetenheten om Astellas arrangemang, utbilda anställda i olika ämnen och kommunicera olika initiativ.

Rättslig grund för behandling av personuppgifter enligt detta meddelande

I samband med detta arrangemang kommer vår rättsliga grund för att samla in och använda personuppgifterna som beskrivs ovan att vara vårt legitima intresse av att organisera vårt arrangemang på ett effektivt och säkert sätt. Vår rättsliga grund kommer att vara samtycke, om de foton, ljud eller filmer vi upptar (sammantaget benämnt ”inspelningar”) visar närbilder. Om vi använder sådana inspelningar med dig, kommer vi att inhämta ditt samtycke. Om inspelningarna inte är närbilder, kommer vår rättsliga grund att vara vårt legitima intresse att bedriva vår verksamhet och informera människor inom eller utanför Astellas om vår verksamhet och våra aktiviteter. Om vi behandlar känsliga personuppgifter, kommer vi alltid att be om ditt samtycke. Om vi använder cookies i en mobilapplikation eller på en hemsida, kommer vi att behandla denna information i enlighet med vår Policy för Cookies, som du hittar här: https://policy.astellas.dk/se-cookie/

Om du har några frågor om denna rättsliga grund ska du kontakta oss genom att använda kontaktuppgifterna som finns längst ner i detta sekretessmeddelande.

Vem delar Astellas mina personuppgifter med?

Vi lämnar ut dina personuppgifter till följande kategorier av mottagare:

  • till våra koncernföretag, tredje parts tjänsteleverantörer och partners som tillhandahåller databehandlingstjänster till oss eller som annars behandlar personuppgifter i de syften som beskrivs i detta sekretessmeddelande eller meddelas dig när vi samlar in dina personuppgifter. En lista över våra aktuella koncernföretag finns här https://www.astellas.eu/contact/locations/;
  • till behöriga brottsbekämpande myndigheter, regleringsorgan, statlig myndighet, domstol eller annan tredje part där vi anser att avslöjanden är nödvändiga (i) enigt tillämplig lag eller lagstiftning, (ii) för att utöva, fastställa eller försvara våra lagliga rättigheter eller (iii) för att skydda dina eller andra personers vitala intressen;
  • till en potentiell köpare (och dess agenter och rådgivare) i samband med eventuella föreslagna köp, fusioner eller förvärv av någon del av vår verksamhet, förutsatt att vi informerar köparen om att denne endast får använda dina personuppgifter för de syften som beskrivs i detta sekretessmeddelande;
  • till alla andra personer som har ditt samtycke till avslöjandet.

Internationella dataöverföringar

Dina personuppgifter överförs till och behandlas i andra länder än landet där du är bosatt. Dessa länder kan ha dataskyddslagar som skiljer sig från ditt lands lagar (och är i vissa fall kanske inte lika skyddande).

Närmare bestämt finns de servrar som vi använder för att förvara dina personuppgifter i Danmark och våra koncernföretag samt tredje parts tjänsteleverantörer och samarbetspartners bedriver verksamheter runt om i världen e.g. in the US and Japan. Det innebär att när vi samlar in dina personuppgifter kan vi behandla dem i vilket som helst av dessa länder.

Vi har dock vidtagit lämpliga skyddsåtgärder för att kräva att dina personuppgifter förblir skyddade i enlighet med detta sekretessmeddelande. Detta omfattar implementering av Europeiska kommissionens standardavtalsklausuler för överföring av personuppgifter mellan våra koncernföretag, vilket kräver att alla koncernföretag skyddar personuppgifterna de behandlar från EES i enlighet med EU: s dataskyddslag.

Våra standardavtalsklausuler kan tillhandahållas på begäran. Vi har genomfört liknande lämpliga skyddsåtgärder med våra tredjepartsleverantörer och partners, och ytterligare information kan tillhandahållas på begäran.

Hur skyddar Astellas mina personuppgifter?

Vi använder lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifterna vi samlar in och behandlar om dig så att de inte försvinner, blir stulna, utsätts för otillåten åtkomst, ändras eller förstörs. Åtgärderna vi använder oss av är utformade för att tillhandahålla en lämplig säkerhetsnivå för risken att behandla dina personuppgifter. 

Datalagring

Vi förvarar personuppgifter som vi samlar in från dig då vi har ett pågående legitimt företagsbehov att göra det (till exempel för att tillhandahålla en tjänst du har begärt eller för att uppfylla gällande lag-, skatte- eller bokföringskrav).

När vi inte har något pågående legitimt företagsbehov att behandla dina personuppgifter kommer vi antingen att radera eller anonymisera dem, eller, om detta inte är möjligt (t.ex. för att dina personuppgifter har lagrats i säkerhetskopieringsarkiv), kommer vi att på ett säkert sätt lagra dina personuppgifter och isolera dem från ytterligare bearbetning tills radering är möjlig.

Dina dataskyddsrättigheter

Du har följande dataskyddsrättigheter:

  • Om du vill få åtkomst till, korrigera, uppdatera eller begära radering av dina personuppgifter i enlighet med tillämplig lag, kan du när som helst göra det genom att kontakta oss med hjälp av kontaktuppgifterna under rubriken ”Hur du kontaktar oss” nedenfor
  • Om du dessutom är bosatt inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet kan du invända dig mot behandling av dina personuppgifter, be oss begränsa behandlingen av dina personuppgifter och begära överförbarhet av dina personuppgifter. Du kan utöva dessa rättigheter genom att kontakta oss med hjälp av kontaktuppgifterna under rubriken ”Hur du kontaktar oss” nedenfor
  • Du har rätt att klaga hos en dataskyddsmyndighet på vår insamling och användning av dina personuppgifter. För mer information, kontakta din lokala dataskyddsmyndighet, i Sverige Datainspektionen. (Kontaktuppgifter för dataskyddsmyndigheter i Europeiska ekonomiska samarbetsområdet, Schweiz och vissa icke-europeiska länder (inklusive USA och Kanada) finns här: https://ec.europa.eu/justice/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm.)

Vi besvarar alla förfrågningar vi får från personer som vill utöva sina dataskyddsrättigheter om personuppgifter i enlighet med gällande dataskyddslagar.

Uppdateringar av detta sekretessmeddelande

Vi kan komma att uppdatera detta sekretessmeddelande emellanåt till följd av förändrade juridiska, tekniska eller affärsutvecklingar. När vi uppdaterar vårt sekretessmeddelande vidtar vi lämpliga åtgärder för att informera dig i överensstämmelse med betydelsen av de förändringar vi gör.

Hur du kontaktar oss

Om du har några frågor eller funderingar om vår användning av dina personuppgifter, var god kontakta vår dataskyddspersonal genom att använda följande adress: privacy@astellas.com.

Personuppgiftsansvarig för dina personuppgifter är Astellas Pharma AB, Box 21046, 200 21 Malmö (org.nr. 556458-7003).