DK privacy notice event | Astellas Policy

Fortrolighedspolitik arrangement

Sidst opdateret: 22.02.2020

Astellas Pharma a/s (“Astellas”) respekterer din ret til fortrolighed. Denne databeskyttelseserklæring forklarer, hvem vi er, hvordan vi indsamler, deler og bruger personoplysninger om dig, når du deltager i et arrangement organiseret af Astellas, såsom et internt eller eksternt møde, seminar, webinar eller anden online aktivitet, eller en konference (samlet benævnt ”arrangement”), og hvordan du kan udøve dine databeskyttelsesrettigheder. Denne erklæring supplerer vores generelle fortrolighedspolitik som du kan finde på https://policy.astellas.dk/dk-general-privacy-notice/Hvis du har nogen spørgsmål eller bekymringer om vores brug af dine personoplysninger, eller hvis du ønsker at benytte dig af dine rettigheder, herunder indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger på den måde vi har beskrevet her, så bedes du kontakte os ved hjælp af oplysningerne der findes i slutningen af denne erklæring.

Hvem er Astellas?

Astellas er en global medicinalvirksomhed, hvis moderselskab har hovedkontor i Tokyo, Japan. Vores mission er at forbedre patienters liv på følgende nøgleområder: transplantation, urologi, onkologi og anti-infektionsmidler. For flere oplysninger om Astellas, se venligst afsnittet “Om” på vores websted på https://www.astellas.com/dk/about

Hvilke personoplysninger indsamler Astellas og hvorfor?

De personoplysninger, som vi kan indsamle om dig, hører bredt set inden under følgende kategorier:

Type af personoplysninger	Hvorfor indsamler vi dem?
Vi kan indsamle personoplysninger om dig, herunder dit navn, arbejdssted, stilling, dine kvalifikationer og videnskabelige aktiviteter (såsom tidligere erfaringer med kliniske forsøg og deltagelse i tidligere eller igangværende forskningsstudier med Astellas og andre virksomheder), kontaktoplysninger, og information relateret til din møde- og rejseaktivitet med Astellas og andre relaterede oplysninger, som led i vores planlægning og gennemførsel af et arrangement.	Vi vil bruge denne information til at dokumentere din deltagelse i arrangementet, fx ved brug af deltagerlister, for at tilbyde dig service under arrangementet såsom måltider, og for at sikre at vi organiserer et effektivt og sikkert arrangement, for at modtage feed-back fra dig omkring arrangementet og for generelt at følge op på afviklingen af arrangementet. Hvis du modtager måltider, vil Astellas desuden opbevare dine personoplysninger af skattemæssige årsager.
Vi kan indsamle personoplysninger såsom IP-adresse, enhedstype, unikke enhedsidentifikationsnumre, og andre tekniske oplysninger, hvis du anvender en mobil applikation eller anden digital enhed som led i arrangementet. Hvor vi anvender cookies og lignende sporingsteknologi som led i indsamlingen af personoplysninger, vil dette være forklaret yderligere i vores Cookie politik som du finder her https://policy.astellas.dk/dk-cookie/	Vi bruger denne information for at kunne levere den digitale tjeneste, såsom en mobil applikation eller adgang til WiFi.
Vi kan indsamle personoplysninger omkring dine måltidspræferencer og evt. behov for handikapassistance.	Vi vil bruge denne information for at kunne tilbyde dig relevant information omkring adgang til arrangementet, for at kunne tilbyde dig mad og drikke undervejs, samt for at leve op til gældende ret. Dele af denne information kan udgøre følsomme personoplysninger, og i dette tilfælde vil vi, såfremt dette er påkrævet, indhente dit tydelige samtykke før vi anvender informationen.
Vi kan optage billeder, film eller lyd eller anden optagelse (samlet benævnt ”optagelser”) som led i vores arrangement eller af arrangementet i sin helhed. Optagelserne indebærer at vi indsamler dine personoplysninger, inklusiv dit navn, foto, din stilling, stemme, dit udseende, og anden information som du vælger at afgive, fx hvis du taler under arrangementet, dine holdninger tilkendegivet under arrangementet i form af noter, rapporter eller andre formater. Du kan medvirke i sådanne optagelser enten, enten ved fotos eller film med nærbilleder eller mere generelle situationsbilleder.	Vi kan bruge optagelserne til internt eller eksternt at øge opmærksomheden omkring Astellas arrangementer, til brug for undervisning af ansatte, og for at kommunikere generelt om selskabets aktiviteter og initiativer

Retsgrundlag for behandling af personoplysninger

Vi vil behandle dine personoplysninger på basis af vores legitime interesse i at indsamle og anvende de personoplysninger, der er nævnt ovenfor for at planlægge og gennemføre et effektivt og sikkert arrangement, og for at kunne følge op på og kommunikere om arrangementet. Hvis du modtager måltider, vil Astellas desuden behandle dine personoplysninger på baggrund af gældende bogførings- og skattelovgivning. Vi vil lave optagelser (film, lyd, foto) med udgangspunkt i dit samtykke, hvis optagelserne inkluderer nærbilleder af dig. Hvis optagelserne alene indeholder situationsbilleder, vil vi behandle personoplysningerne på basis af vores legitime interesse i at drive en ordentlig virksomhed og kommunikere generelt inden for eller uden for virksomheden om selskabets aktiviteter og initiativer. Hvis vi har brug for at behandle følsomme personoplysninger, så vil vi på forhånd have indhentet dit samtykke. Hvis vi anvender cookies og lignende sporingsteknologi som led i indsamlingen af personoplysninger, vil dette være forklaret yderligere i vores Cookie politik som du finder her https://policy.astellas.dk/dk-cookie/.

Hvis du har nogen spørgsmål om dette juridiske grundlag, så bedes du kontakte os vha. kontaktoplysningerne, der findes i slutningen af denne privatlivspolitik.

Hvem deler Astellas mine personoplysninger med?

Vi kan videregive dine personoplysninger til følgende kategorier af modtagere:

til vores koncernselskaber, tredjepartstjenesteudbydere og partnere, der leverer services til os såsom optagelser af arrangementet, eller levering af catering, mødelokaler eller andre services i forbindelse med arrangementet, eller som på anden måde behandler personoplysninger til formål, som er beskrevet i denne erklæring, eller som meddeles dig, når vi indsamler dine personoplysninger. Vi kan også dele personoplysninger med andre organisationer eller virksomheder, som vi samarbejder med i forbindelse med arrangementet. Her finder du en liste over vores nuværende koncernselskaber https://www.astellas.eu/contact/locations/
til en kompetent retshåndhævende myndighed, lovgivende myndighed, offentligt organ, domstol eller anden tredjepart, hvor vi mener, at videregivelse er nødvendig (i) i henhold til gældende lovgivning eller forskrift, (ii) for at udøve, etablere eller forsvare vores juridiske rettigheder eller (iii) for at beskytte dine eller andre personers interesser;
til en potentiel køber (og dennes agenter og rådgivere) i forbindelse med et muligt køb, fusion eller erhvervelse af en del af vores virksomhed, forudsat at vi informerer køberen om, at denne kun må bruge dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet i denne erklæring;
til enhver anden person med dit samtykke til videregivelsen.

Internationale dataoverførsler

Dine personoplysninger kan blive overført til og behandlet i andre lande end det land, hvor du er bosat. Disse lande kan have databeskyttelseslove, der adskiller sig fra lovgivningen i dit land (og tilvejebringer i nogle tilfælde ikke det samme beskyttelsesniveau).

Helt specifikt er vores servere, som vi anvender til at opbevare dine personoplysninger, placeret i Danmark, og vores koncernselskaber og tredjepartstjenesteudbydere og partnere driver virksomhed inden for og uden for EU, f.eks. USA og Japan. Det betyder, at når vi indsamler dine personoplysninger, kan vi behandle dem i et af disse lande.

Vi har imidlertid truffet passende sikkerhedsforanstaltninger, der sikrer at dine personoplysninger forbliver beskyttet i overensstemmelse med denne erklæring. Disse foranstaltninger omfatter implementering af Europa-Kommissionens standardkontraktbestemmelser for overførsel af personoplysninger mellem vores koncernselskaber, som kræver at alle koncernselskaber beskytter personoplysninger, som de behandler fra EØS, i overensstemmelse med EU’s databeskyttelseslovgivning. Vores standardkontraktbestemmelser kan udleveres efter anmodning herom.

Vi har implementeret tilsvarende passende sikkerhedsforanstaltninger hos vores tredjepartstjenesteudbydere og partnere, og yderligere oplysninger kan udleveres efter anmodning herom.

Hvordan holder Astellas mine personoplysninger sikre?

Vi anvender passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger til at beskytte de personoplysninger, som vi indsamler og behandler om dig. De foranstaltninger, som vi bruger, er designet til at tilvejebringe et sikkerhedsniveau, der er passende for risikoen ved at behandle dine personoplysninger. Specifikke foranstaltninger inkluderer opbevaring af personoplysninger i interne systemer, som er passende beskyttet med adgangsbegrænsning og under anvendelse af rimelig kontraktmæssig og anden teknisk beskyttelse.

Opbevaring af data

Vi opbevarer personoplysninger, som vi indsamler fra dig, når vi har et løbende, lovligt forretningsmæssigt behov for at gøre det (for eksempel for at yde en tjeneste, som du har anmodet om, eller for at overholde gældende juridiske, skattemæssige eller regnskabsmæssige krav). Astellas vil opbevare personoplysninger som dokumentation for bespisning i op til 5 år.

Når vi ikke længere har et løbende, lovligt forretningsmæssigt behov for at behandle dine personoplysninger, vil vi enten slette eller anonymisere dem, eller, hvis dette ikke er muligt (for eksempel, fordi dine personoplysninger er opbevaret i sikkerhedskopiarkiver), vil vi opbevare dine personoplysninger sikkert og isolere dem fra enhver videre behandling indtil sletning er muligt.

Dine databeskyttelsesrettigheder

Du har følgende databeskyttelsesrettigheder:

Hvis du ønsker at få adgang til, rette, opdatere eller anmode om sletning af dine personoplysninger, kan du gøre det i overensstemmelse med gældende lovgivning til enhver tid ved at kontakte os ved hjælp af kontaktoplysningerne, der er angivet under overskriften “Sådan kontakter du os” nedenfor.
Hvis du er bosiddende i EØS, kan du desuden gøre indsigelse mod behandling af dine personoplysninger, bede os om at begrænse behandlingen af dine personoplysninger eller anmode om overførsel af dine personoplysninger. Du kan udøve disse rettigheder ved at kontakte os ved hjælp af kontaktoplysningerne, der er angivet under overskriften “Sådan kontakter du os” nedenfor.
Tilsvarende, hvis vi har indsamlet og behandlet dine personoplysninger på baggrund af dit samtykke, kan du til enhver tid trække dit samtykke tilbage. Dette vil ikke påvirke vores behandling er personoplysningerne forud for, at du trækker dit samtykke tilbage, og det vil heller ikke påvirke vores videre behandling af personoplysninger, der bygger på et andet retsgrundlag end samtykke.
Du har ret til at indgive en klage til en databeskyttelsesmyndighed om vores indsamling og brug af dine personoplysninger. For flere oplysninger herom bedes du kontakte din lokale databeskyttelsesmyndighed, i Danmark Datatilsynet. (Kontaktoplysninger til databeskyttelsesmyndighederne i Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde, Schweiz og visse ikke-europæiske lande (herunder USA og Canada) er tilgængelige her http://ec.europa.eu/justice/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm.)

Vi svarer på alle anmodninger, som vi modtager fra enkeltpersoner, der ønsker at udøve deres databeskyttelsesrettigheder i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning.

Opdateringer af denne privatlivspolitik

Vi kan opdatere denne erklæring fra tid til anden som følge af ændringer i juridiske, tekniske eller forretningsmæssige forhold. Når vi opdaterer vores privatlivspolitik, træffer vi passende foranstaltninger for at informere dig i overensstemmelse med betydningen af de ændringer, som vi foretager.

Du kan se, hvornår denne privatlivspolitik var sidst opdateret ved at checke “Sidst opdateret” vist øverst i denne privatlivspolitik.

Sådan kontakter du os og vores databeskyttelsesansvarlige

Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at kontakte Astellas Pharma her. Hvis du har spørgsmål vedrørende vores brug af dine personoplysninger, bedes du kontakte vores databeskyttelsesansvarlige på: privacy@astellas.com.

Den dataansvarlige for dine personoplysninger er Astellas Pharma a/s, Arne Jacobsens Allé 15, 2300 København S, Danmark – CVR.: DK10888638.