Tietoa henkilötietojenne keräämisestä ja käsittelystä

Päivitetty 22.02.2020

Astellas Pharma a/s, filial i Finland (”Astellas”) kunnioittaa oikeuttanne tietosuojaan. Tässä tietosuojalausunnossa kerrotaan, keitä me olemme ja kuinka keräämme, luovutamme ja käytämme Teitä koskevia henkilötietoja, kun osallistutte Astellasin tilaisuuksiin, kuten sisäiset tai ulkoiset kokoukset, seminaarit, digitaaliset tilaisuudet tai kongressit (yhteisesti: tilaisuudet) sekä kuinka Te voitte käyttää tietosuojaa koskevia oikeuksianne.  Tämä seloste täydentää yleistä tietosuojaselostettamme, jonka löydätte tästä linkistä: https://policy.astellas.dk/fi-general-privacy-notice/ Jos teillä on kysyttävää tai huolenaiheita siitä, miten käytämme henkilötietojanne, tai jos haluatte käyttää oikeuksianne – mukaan lukien henkilötietojenne tässä kuvatun kaltaisen käytön vastustaminen – ottakaa meihin yhteyttä käyttämällä tämän tietosuojalausunnon lopussa mainittuja yhteystietoja.

Mitä Astellas tekee?

Astellas Pharma on maailmanlaajuinen lääkeyritys, jonka emoyhtiön pääkonttori sijaitsee Tokiossa, Japanissa. Päämääränämme on parantaa potilaiden elämää seuraavilla avainalueilla: elinsiirrot, urologia, onkologia ja infektiolääkkeet. Astellasia koskevia lisätietoja löytyy verkkosivustoltamme kohdasta ”Tietoa Astellas-yhtiöstä” osoitteessa https://www.astellas.com/fi/about

Mitä henkilötietoja Astellas kerää ja miksi?

Keräämämme tiedot voi jakaa seuraaviin kategorioihin:

Henkilötietojen kategoriat Keräämisen syy
Keräämme teistä henkilötietoja kuten etunimi, sukunimi, titteli ja ammatilliset pätevyydet, yhteystiedot, työnantajan tiedot, tietoa matkoihin ja muista tilaisuuteen liittyvistä järjestelyistä osana maailmanlaajuista organisaatiota ja  tilaisuuden toteuttamiseksi. Käytämme tietoja rekisteröidäksemme osallistumisenne tilaisuuteen, esim. läsnäololistoilla, tarjotaksemme palveluita tilaisuuden aikana, esim. ateriat, ja huolehtiaksemme, että tilaisuus on tarkoituksenmukaisesti ja turvallisesti järjestetty, saadaksemme palautettanne tilaisuudesta, sekä yleisesti seurataksemme tilaisuuden toteutusta. Tallennamme mahdolliseen vieraanvaraisuuteen, kuten aterioihin,  liittyvät tiedot  verotuksellisista syistä.

Saatamme kerätä myös henkilötietoja kuten IP-osoitteenne, laitteenne tunnistenumerot, jos käytämme mobiilisovelluksia tai muita sähköisiä työkaluja tilaisuudessa.

Mikäli evästeitä tai muuta jäljitystekniikkaa käytetään näiden tietojen keräämiseen, noudatamme tietojen käsittelyssä pääevästekäytäntöämme, joka löytyy täältä.

 Käytämme tällaisia tietoja teknisten elementtien tarjoamiseen, kuten esim. mobiilisovellus tai pääsy WiFi-verkkoon.

Saatamme kerätä tietoa erityisruokavalioistanne ja liikuntarajoituksistanne.

 

Käytämme tällaisia tietoja voidaksemme kertoa miten tilaisuuteen pääsee ja voidaksemme tarjota teille sopivia ruokia ja juomia ja täyttääksemme oikeudelliset vaatimukset.

Näitä tietoja saatetaan pitää arkaluonteisina henkilötietoina, joten jos laki niin määrää, pyydämme suostumustanne ennen tietojenne käyttämistä.

Astellas saattaa video- tai valokuvata, tallentaa ääntä tai tehdä muuta mediatallennusta (”tallennustoiminnot”) tilaisuudessa.

Tallennustoiminnoista johtuen saattaa olla, että henkilötietonne, kuten nimenne, kuvanne, ammattinimikkeenne, äänenne, ulkonäkönne ja kaikki tilaisuudessa julkisesti kertomanne asiat, kuten myös mielipiteenne, tallentuvat muistiinpanoihin, raportteihin tai muilla tavoin. Saatamme valokuvata ja/tai tallentaa (ääntä ja/tai videokuvata) Astellasin omissa tai kolmannen osapuolen tiloissa järjestettävässä tilaisuudessa, johon osallistutte. Saatatte näkyä tallennuksissa joko lähikuvassa tai yleisökuvissa/-tallennuksissa.

 

Tallennuksia käytetään ulkoiseen ja/tai sisäiseen tarkoitukseen lisätäksemme tietoisuutta Astellasin tilaisuuksista, kouluttaaksemme työntekijöitämme eri aiheista ja jakaa tietoa aloitteista.

 

 

Henkilötietojen käsittelyn oikeudelliset perusteet

Oikeudellinen peruste käsitellä henkilötietojanne tämän tilaisuuden järjestämiseksi ja toteuttamiseksi on halumme järjestää tilaisuutemme tarkoituksenmukaisesti ja turvallisesti. Noudatamme voimassa olevaa kirjanpito- ja verosäädäntöä ja tallennamme mahdollisiin aterioihin liittyvät tiedot. Oikeudellinen perusteemme käyttää valokuvia, ääntä tai videotallenteita (yleisesti ”tallenteet”), joissa näytte lähikuvassa, on antamanne suostumus. Jos käytämme sellaisia tallenteita, joissa näytte lähikuvissa, pyydämme suostumustanne. Jos tallenteet eivät ole lähikuvia, oikeudellinen perusteemme on yritystoiminnan harjoittaminen ja kertoa ihmisille sekä yrityksessämme että sen ulkopuolella toiminnastamme ja tapahtumistamme. Jos käsittelemme arkaluonteisia henkilötietoja, pyydämme aina suostumuksenne. Jos käytämme evästeitä mobiilisovelluksissa tai kotisivullamme, käsittelemme tätä tietoa noudattaen Pääevästekäytäntöämme, joka löytyy täältä.

Jos teillä on kysyttävää laillisesta perusteesta, ottakaa meihin yhteyttä käyttämällä tämän tietosuojalausunnon lopussa mainittuja yhteystietoja.

Kenelle Astellas luovuttaa henkilötietoja?

Saatamme luovuttaa henkilötietojanne seuraaviin kategorioihin kuuluville vastaanottajille:

  • konserniyhtiöillemme, kolmannen osapuolen palveluntarjoajille ja kumppaneille, jotka tarjoavat meille tiedonkäsittelypalveluita tai jotka muuten käsittelevät henkilötietoja niitä tarkoituksia varten, jotka on kuvattu tässä tietosuojaselosteessa tai jotka ilmoitetaan Teille henkilötietojenne keräämisen yhteydessä. Luettelo tämänhetkisistä konsernin yhtiöistä on saatavilla täällä;
  • toimivaltaisille lainvalvontaviranomaisille, sääntely- ja valtionviranomaisille, tuomioistuimille tai muille kolmansille osapuolille, mikäli uskomme tietojen luovuttamisen olevan välttämätöntä (i) sovellettavan lain tai määräyksen vuoksi, (ii) käyttääksemme, vahvistaaksemme tai puolustaaksemme laillisia oikeuksiamme tai (iii) suojellaksemme Teidän tai kenen tahansa muun henkilön oikeudellisia etuja;
  • mahdolliselle ostajalle (ja sen edustajille ja neuvonantajille) minkä tahansa liiketoimintamme osan ostoon, fuusioon tai hankintaan liittyen, edellyttäen, että ilmoitamme ostajalle, että sen on käytettävä henkilötietojanne ainoastaan tässä tietosuojalausunnossa ilmoitettuihin tarkoituksiin;
  • kenelle tahansa muulle henkilölle Teidän luvallanne.

Kansainväliset tiedonsiirrot

Henkilötietojanne saatetaan siirtää asuinmaanne ulkopuoliseen maahan ja käsitellä tällaisessa maassa. Näiden maiden tietosuojalait saattavat erota oman maanne vastaavista laeista (eivätkä joissain tapauksissa ehkä tarjoa samanlaista suojaa).

Tarkemmin sanoen palvelimemme, joilla käsittelemme henkilötietojanne, sijaitsevat USA:ssa, ja konserniyhtiömme ja kolmansien osapuolien palveluntarjoajamme ja kumppanimme toimivat ympäri maailmaa. Tämä tarkoittaa sitä, että kerätessämme henkilötietojanne saatamme käsitellä niitä missä tahansa näistä maista.

Olemme kuitenkin ryhtyneet asianmukaisiin turvatoimiin, jotka edellyttävät, että henkilötietojanne suojellaan tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Niihin kuuluu mm. Euroopan komission mallisopimuslausekkeiden noudattaminen konserniyhtiöiden välisissä henkilötietojen siirrossa. Mallisopimuslausekkeet edellyttävät, että kaikki konserniyhtiöt suojelevat käsittelemiään ETA-alueelta peräisin olevia henkilötietoja Euroopan unionin tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Mallisopimuslausekkeemme ovat saatavilla pyynnöstä. Käytämme vastaavia asianmukaisia turvatoimia kolmansien osapuolien palveluntarjoajiemme ja kumppaneidemme kanssa, ja lisätietoja on saatavilla pyynnöstä.

Kuinka Astellas suojelee henkilötietoja?

Käytämme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia menetelmiä suojellaksemme Teitä koskevia henkilötietoja, joita keräämme ja käsittelemme. Käyttämämme menetelmät on suunniteltu tarjoamaan turvallisuustaso, joka on asianmukainen henkilötietojenne käsittelyyn liittyvään riskiin nähden.

Tietojen säilyttäminen

Säilytämme Teiltä keräämiämme henkilötietoja, kun meillä on siihen jatkuva perusteltu liiketoiminnallinen tarve. Säilytämme Astellasin vieraanvaraisuuteen, kuten aterioihin, liittyviä henkilötietojanne enintään kuusi vuotta.

Jos meillä ei ole jatkuvaa, perusteltua liiketoiminnallista tarvetta henkilötietojenne käsittelyyn, me joko poistamme ne tai muutamme ne nimettömiksi tai – jos tämä ei ole mahdollista (esim. koska tietonne on tallennettu varmuuskopioarkistoihin) – säilytämme niitä turvallisesti ja estämme niiden lisäkäsittelyn, kunnes niiden poistaminen on mahdollista.

Tietosuojaa koskevat oikeutenne

Teillä on seuraavat tietosuojaa koskevat oikeudet:

  • Jos haluatte tarkastella, korjata tai päivittää henkilötietojanne tai pyytää niiden poistamistasovellettavan lain mukaisesti, voitte tehdä niin milloin tahansa ottamalla meihin yhteyttä alla kohdassa ”Yhteydenotto meihin” annettujen yhteystietojen avulla.
  • Tämän lisäksi, jos asutte Euroopan talousalueella, voitte olla hyväksymättä henkilötietojenne käsittelyä, pyytää meitä rajoittamaan henkilötietojenne käsittelyä tai pyytää henkilötietojenne siirrettävyyttä. Myös näitä oikeuksia voitte käyttää ottamalla meihin yhteyttä alla kohdassa ”Yhteydenotto meihin” annettujen yhteystietojen avulla.
  • Teillä on oikeus valittaa toimestamme tapahtuvasta henkilötietojenne keräyksestä ja käytöstä tietosuojaviranomaiselle. Lisätietoja saatte ottamalla yhteyttä paikalliseen tietosuojaviranomaiseenne. (Euroopan talousalueen, Sveitsin ja eräiden Euroopan ulkopuolisten maiden [Yhdysvallat ja Kanada mukaan lukien] tietosuojaviranomaisten yhteystiedot löytyvät täältä.

Vastaamme kaikkiin pyyntöihin, joita vastaanotamme henkilöiltä, jotka haluavat käyttää tietosuojaa koskevia oikeuksiaan sovellettavien tietosuojalakien mukaisesti.

Tämän tietosuojaselosteen päivitykset

Saatamme ajoittain päivittää tätä tietosuojaselostetta lainsäädännössä, teknologiassa tai liiketoiminnassa tapahtuvien muutoksien vuoksi. Kun päivitämme tietosuojaselostettamme, ryhdymme asianmukaisiin toimenpiteisiin ilmoittaaksemme siitä Teille tekemiemme muutosten merkittävyyden edellyttämällä tavalla.

Yhteydenotto meihin

Voit käyttää tietosuojaoikeuksiasi lähettämällä kyselyn tästä . Mikäli Teillä on kysymyksiä tai huolenaiheita, jotka koskevat henkilötietojenne käyttöä meidän toimestamme, ottakaa yhteyttä tietosuojavastaavaamme sähköpostitse  privacy@astellas.com.

Henkilötietojenne rekisterinpitäjänä toimii Astellas Pharma a/s, filial i Finland, Hatsinanpuisto 8, 02600 Espoo, y-tunnus 2342708-2.