Personvernerklæring for arrangementer

 

Sist oppdatert: 22.02.2020

 

Astellas Pharma («Astellas») respekterer din rett til personvern.  Denne Personvernerklæringen forklarer hvem vi er, hvordan vi samler inn, deler og bruker personopplysninger om deg, også når du deltar på et arrangement i regi av Astellas, såsom et internt eller eksternt møte, seminar, webinar eller annen online aktivitet, eller en konferanse (samlet benevnt «arrangement») og hvordan du kan utøve dine personvernrettigheter. Denne erklæringen supplerer vår generelle Personvernerklæring som du kan finne på https://policy.astellas.dk/no-general-privacy-notice/. Hvis du har noen spørsmål eller bekymringer om vår bruk av dine personopplysninger, vennligst kontakt oss ved hjelp av de kontaktdetaljer som gis nederst i denne Personvernerklæringen.

 

Hva er det Astellas gjør?

Astellas Pharma er et globalt farmasøytisk firma, med et morselskap som har hovedkvarter i Tokyo, Japan.  Vi har som visjon å forbedre livene til pasienter på følgende sentrale områder: Transplantasjon, urologi, onkologi, og anti-infeksjonsmidler..

For mer informasjon om Astellas, vennligst se avsnittet «Om» i vår nettside på https://www.astellas.com/no/about.


Hvilke personopplysninger samler Astellas inn og hvorfor?

De personopplysninger vi vil kunne samle inn om deg kan grovt deles inn i følgende kategorier:

Typer personopplysninger Hvorfor vi samler dem inn
Vi kan samle inn personopplysninger om deg, inkludert navn, arbeidssted, stilling, dine kvalifikasjoner og vitenskapelige aktiviteter (som tidligere erfaringer med kliniske forsøk og deltakelse i tidligere eller nåværende forskningsstudier med Astellas og andre selskaper), kontaktoplysninger, og informasjon relateret til din møte- og reiseaktivitet med Astellas og andre relaterte oplysninger, som ledd i vår planlegging og gjennemføring av et arrangement. Vi vil bruke denne informasjonen til å dokumentere din deltagelse i arrangementet, f.eks. ved bruk av deltakerlister, for å tilby deg tjenester under arrangementet såsom måltider, og for å sikre at vi organiserer et effektivt og sikkert arrangement, for å motta feed-back fra deg rundt arrangementet og for generelt å følge opp gjennomføringen av arrangementet. Hvis du mottar bevertning, slik som måltider el., vil Astellas oppbevare denne informasjonen av skattemessige hensyn.

Vi kan innhente personopplysninger såsom IP-adresse, apparattype, apparatets unike identifikasjonsnummer, og annen teknisk informasjon, hvis du bruker en mobil applikasjon eller anen digital enhet som ledd i arrangementet.

Der vi anvender informasjonskapsler og tilsvarende sporingsteknologi som ledd i innsamlingen av personopplysninger, vil dette være forklart ytterligere i vår Policy for Informasjonskapsler som du finner her

https://policy.astellas.dk/no-cookie-onetrust/

 Vi bruker denne informasjonen for å kunne levere den digitale tjenesten, såsom en mobil applikasjon eller tilgang til WiFi.
Vi kan innhente personopplysninger omkring dine måltidspreferencer og evt. behov for handikapassistanse.

Vi vil bruke denne informasjonen for å kunne tilby deg relevant informasjon omkring tilgang til arrangementet, for å kunne tilby deg mat og drikke underveis, samt å leve opp til gjeldende lov.

Dele av denne informasjonen kan utgjøre sensitiv personlig informasjon, og i så fall vil vi, om nødvendig, få ditt klare samtykke før vi bruker informasjonen.

Vi kan ta bilder, film eller lyd eller annet opptak (samlet benævnt ”opptak”) som ledd i vårt arrangement eller av arrangementet i sin helhet.

Opptakene innebærer at vi samler inn dine personopplysninger, inkludert ditt navn, foto, din stilling, stemme, ditt utseende, og annen informasjon som du velger å gi, f,eks. hvis du snakker under arrangementet, dine holdninger utrykt under arrangementet i form av notater, rapporter eller andre formater.

 

Du kan også medvirke i slike opptak enten ved foto eller film med nærbilder eller mere generelle situasjonsbilder.

Vi kan bruke opptakene til internt eller eksternt å øke oppmerksomheten rundt Astellas arrangementer, til bruk i undervisning av ansatte, og for å kommunisere generelt om selskapets aktiviteter og tiltak.

 

 

 

 

 

Juridisk grunnlag for behandling av personopplysninger

Vårt juridiske grunnlag for innsamling og bruk av de personopplysninger som beskrives ovenfor er når behandlingen er i vår legitime interesse når vi planlegger og gjennomfører et arrangement, og for å kunne følge opp og kommunisere om arrangementet, og vår interesse ikke overstyres av dine dataverninteresser eller grunnleggende rettigheter og friheter. Vi etterlever også bokføring- og skatteregler og må kunne dokumentere utgifter til bevertning av skattemessige hensyn.

Vi tar opptak (filmer, lyd, bilder) basert på ditt samtykke, hvis opptaket inneholder nærbilder av deg. Hvis opptaket inneholder  situasjonelle bilder, behandler vi personopplysningerne basert på vår legitime interesse for å drive en seriøs virksomhet og kommunisere generelt innenfor eller utenfor selskapet om selskapets aktiviteter og tiltak. Hvis vi trenger å behandle sensitive personopplysninger, har vi innhentet ditt samtykke på forhånd.

Hvis vi bruker informasjonskapsler og tilsvarende sporingsteknologi som ledd i innsamlingen av personopplysninger, bliver dette forklart ytterligere i vår Policy for Informasjonskapsler som du finner her https://policy.astellas.dk/no-cookie-onetrust/.

Hvis du har spørsmål om eller trenger mer informasjon angående det juridiske grunnlaget for vår innhenting og bruk av dine personopplysninger, vennligst kontakt oss ved hjelp av kontaktdetaljene som er gitt under overskriften «Hvordan du kontakter oss» nedenfor.

 

Hvem er det Astellas deler mine personopplysninger med?

Vi vil kunne dele dine personopplysninger til følgende kategorier av mottakere:

  • til våre konsernselskaper, tredjeparts tjenesteleverandører og partnere som leverer tjenester til oss som for eksempel opptak av arrangementet, eller levering av catering, møterom eller andre tjenester relatert til arrangementet, eller som på annen måte behandler personopplysninger for slike formål som er beskrevet i denne Personvernerklæringen eller varslet til deg når vi innhenter dine personopplysninger. En liste over våre nåværende konsernselskaper er tilgjengelig her https://www.astellas.com/en/worldwide ;
  • til eventuelle kompetente rettshåndhevende myndighetsorganer, reguleringsmyndigheter, offentlige byråer, domstoler eller andre tredjeparter når vi mener offentliggjøring er nødvendig (i) i henhold til gjeldende lov eller forskrift, (ii) for å utøve, etablere eller forsvare våre juridiske rettigheter, eller (iii) for å beskytte dine eller noen andre personers vitale interesser;
  • til en potensiell kjøper (og dennes agenter og rådgivere) i forbindelse med et foreslått kjøp, fusjon eller oppkjøp av noen del av vår virksomhet, forutsett at vi informerer kjøperen at denne kun må bruke dine personopplysninger for de formål som angis i denne Personvernerklæringen;
  • til enhver annen person med ditt samtykke til offentliggjøringen.

 

Internasjonale dataoverføringer

Dine personopplysninger vil kunne overføres til, og behandles i, andre land enn det land du er bosatt i.  Disse landene vil kunne ha datavernlover som er forskjellige fra lovene i ditt land (og, i noen tilfeller, kan det være at de ikke gir like god beskyttelse).

Nærmere bestemt befinner våre servere seg i Danmark og Norge, og våre konsernselskaper og tredjeparts tjenesteleverandører og partnere opererer innenfor og utenfor EU, f.eks. i USA og Japan.  Dette innebærer at når vi innhenter dine personopplysninger vil vi kunne behandle dem i hvilke som helst av disse landene.

Vi har imidlertid iverksatt hensiktsmessige sikkerhetstiltak for å kreve at dine personopplysninger vil fortsette å være beskyttet i samsvar med denne Personvernerklæringen. Dette inkluderer implementering av Europakommisjonens standardkontraktsklausuler for overføring av personopplysninger mellom våre konsernselskaper, som krever at alle konsernselskaper beskytter de personopplysningene de behandler fra EØS i samsvar med EUs datavernlov.  Våre standardkontraktsklausuler kan oppgis på forespørsel.

Vi har implementert tilsvarende hensiktsmessige sikkerhetstiltak hos våre tredjeparts tjenesteleverandører og partnere og ytterligere detaljer kan gis på forespørsel.

 

Hvordan holder Astellas mine personopplysninger sikre?

Vi anvender hensiktsmessige tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte de personopplysningene vi innhenter og behandler om deg.  De tiltakene vi benytter er utformet for å gi et sikkerhetsnivå som er hensiktsmessig for risikoen med å behandle dine personopplysninger. Spesifikke tiltak vi tar i bruk inkluderer oppbevaring av personopplysninger i interne systemer, som er tilstrekkelig beskyttet med adgangsbegrensning og under bruk av rimelig kontraktmessig og annen teknisk beskyttelse.

 

Datalagring

Vi tar vare på personopplysninger vi innhenter fra deg når vi har et igangværende legitimt forretningsbehov for å gjøre det (for eksempel, for å gi deg en tjeneste du har bedt om eller for å overholde gjeldende juridiske, skattemessige eller regnskapsmessige krav). Dokumentasjon på din deltagelse på møter der det gis bevertning, for eksempel måltider, vil oppbevares i inntil 5 år.

Når vi ikke har noe igangværende legitimt forretningsbehov for å behandle dine personopplysninger, vil vi enten slette eller anonymisere dem eller, hvis dette ikke er mulig (for eksempel, fordi dine personopplysninger er blitt lagret i sikkerhetskopierte arkiver), vil vi lagre dine personopplysninger på en sikker måte og isolere dem fra all videre behandling frem til sletting er mulig.

 

Dine databeskyttelsesrettigheter

Du har følgende databeskyttelsesrettigheter:

  • Hvis du ønsker å få tilgang til, korrigere, oppdatere eller kreve sletting av dine personopplysninger, kan du gjøre det når som helst ved å kontakte oss ved hjelp av de kontaktdetaljene som gis under overskriften «Hvordan du kontakter oss» nedenfor.
  • I tillegg kan du, hvis du er bosatt i EU, komme med innsigelser til behandling av dine personopplysninger, be oss om å begrense behandlingen av dine personopplysninger eller kreve overførbarhet for dine personopplysninger. Nok en gang, du kan utøve disse rettighetene ved å kontakte oss ved hjelp av de kontaktetaljer som gis under overskriften «Hvordan du kontakter oss» nedenfor.
  • Du har rett til å melde deg av fra markedsføringsmeldinger vi sender deg når som helst. Du kan utøve denne retten ved å klikke på lenken «avbryt abonnement» eller «avmelde» i de markedsførings-epostene vi sender deg.  For å avmelde deg fra andre former for markedsføring (så som postsendt markedsføring eller telemarketing), vennligst ta kontakt med oss ved hjelp av de kontaktdetaljene som gis under overskriften «Hvordan du kontakter oss» nedenfor.
  • Tilsvarende, hvis vi har innhentet og behandler dine personopplysninger med ditt samtykke, kan du trekke tilbake ditt samtykke når som helst. Om du trekker tilbake ditt samtykke vil ikke dette påvirke lovlighetene av eventuell behandling vi har utført før din tilbaketrekking, heller ikke vil det påvirke behandlingen av dine personopplysninger som utføres med hjemmel i andre lovlige behandlingsgrunner enn samtykke.
  • Du har rett til å klage til en datavernmyndighet om vår innsamling og bruk av dine personopplysninger. For mer informasjon, vennligst kontakt dine lokale databeskyttlelsesmyndigheter: Datatilsynet, Postboks 458 Sentrum, 0105 Oslo, telefon 2239 6900, e-post postkasse@datatilsynet.no. Website: https://www.datatilsynet.no/.

Vi svarer på alle forespørsler vi mottar fra enkeltpersoner som ønsker å utøve sine datavernrettigheter i samsvar med gjeldende datavernlover.

 

Oppdateringer til denne Personvernerklæringen

Vi vil kunne oppdatere denne Personvernerklæringen fra tid til annen som reaksjon på endrede rettslige, tekniske eller forretningsmessige utviklingstrekk. Når vi oppdaterer vår Personvernerklæring, vil vi iverksette nødvendige tiltak for å informere deg, som er i overensstemmelse med betydningen av de endringer vi foretar.  Vi vil innhente ditt samtykke til enhver vesentlig endring i Personvernerklæringen hvis og når dette kreves av gjeldende datavernlover.

Du kan se når denne Personvernerklæringen sist ble oppdatert ved å sjekke «sist oppdatert»-datoen som vises på øverst på denne Personvernerklæringen.

 

Hvordan du kontakter oss og vår datavernansvarlige

For å utøve noen av dine personvern rettigheter kan du henvende deg til Astellas Pharma her. Hvis du har noen spørsmål eller bekymringer om vår bruk av dine personopplysninger, vennligst kontakt vår datavernansvarlige ved å skrive til: privacy@astellas.com

Den behandlingsansvarlige for dine personopplysninger er Astellas Pharma, Brogata 7, 2000 Lillestrøm, Norway, Momsnummer:: NO968 090 364.